Du brouillon à l'événement terminé
Chaque événement commence en brouillon : vous renseignez le type, la date, le lieu, la ville, l'adresse, la devise et la capacité, ainsi que des notes pour l'équipe. Lorsqu'il est prêt, vous le passez en publié, puis, une fois qu'il a eu lieu, en terminé ou, si nécessaire, en annulé. Le numéro de référence automatique vous aide à identifier rapidement l'événement dans les échanges internes et dans la comptabilité que vous tenez séparément. Le statut publié est un simple repère d'étape interne — 4myevents ne crée pas de page publique pour l'événement.
Lieux et capacité sous contrôle
Les lieux que vous utilisez souvent — salles de conférence, hôtels, restaurants — sont enregistrés une seule fois dans la bibliothèque de lieux, avec leur ville et leur capacité. Pour chaque événement, vous fixez la capacité totale, et la plateforme n'accepte aucune inscription au-delà de cette limite : les places sont verrouillées de façon sûre, même lorsque plusieurs collègues ajoutent des participants en même temps.
Programme par sessions, salles et pistes
Pour les conférences et les ateliers, vous construisez le programme session par session : titre, salle, piste, nom de l'intervenant, heure de début et de fin, et description. Les pistes parallèles s'affichent séparément, pour que l'équipe sache ce qui se passe dans chaque salle. Le programme est le registre interne de l'équipe ; il n'est pas publié automatiquement pour les participants.
Tableau de bord et accès d'équipe
Le tableau de bord réunit le nombre d'événements et leur répartition par statut, la capacité, les inscriptions, les billets vendus, les recettes issues des inscriptions marquées comme payées, les enregistrements à l'entrée, le taux d'enregistrement et le taux de remplissage, ainsi que les dernières inscriptions. Vos collègues se connectent avec leur propre compte 4b2b, et vous décidez section par section ce que chacun peut voir et modifier.
