Do rascunho ao evento concluído
Cada evento começa como rascunho: preenche o tipo, a data, o local, a cidade, a morada, a moeda e a lotação, além de notas para a equipa. Quando estiver pronto, passa-o a publicado e, depois de realizado, a concluído ou, se necessário, a cancelado. O número de referência automático ajuda a identificar rapidamente o evento nas conversas internas e nos registos contabilísticos que mantém à parte. O estado publicado é um marcador interno de fase: o 4myevents não cria uma página pública do evento.
Locais e lotação sob controlo
Os locais que usa com frequência — salas de conferências, hotéis, restaurantes — ficam guardados uma única vez na biblioteca de locais, com cidade e lotação. Para cada evento define a lotação total, e a plataforma não aceita inscrições acima desse limite: o inventário é bloqueado de forma segura, mesmo quando vários colegas adicionam participantes ao mesmo tempo.
Agenda por sessões, salas e tracks
Para conferências e workshops monta a agenda sessão a sessão: título, sala, track, nome do orador, hora de início e de fim e uma descrição. As tracks paralelas aparecem separadas, para que a equipa saiba o que acontece em cada sala. A agenda é o registo interno da equipa; não é publicada automaticamente para os participantes.
Painel de controlo e acesso da equipa
O painel de controlo reúne o número de eventos e a sua distribuição por estado, a lotação, as inscrições, os bilhetes vendidos, as receitas das inscrições marcadas como pagas, os check-ins, a taxa de check-in e a ocupação, além das inscrições mais recentes. Os colegas entram com a sua própria conta 4b2b e o utilizador decide, por secção, o que cada um pode ver e alterar.
